Política de Privacidade

INTRODUÇÃO

Esta Política tem como objetivo definir as diretrizes de Proteção de Dados da HERSIL ADMINISTRADORA, inscrita no CNPJ nº 12.985.985/0001-30, aqui denominada apenas como “HERSIL”, demonstrando nosso compromisso no tratamento de seus dados pessoais com segurança, privacidade e transparência, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e demais leis pertinentes, trazendo como princípios a transparência e construção de relações sólidas baseada na confiança e no benefício mútuo.

DEFINIÇÕES

Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou ANPD: órgão da administração pública nacional responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados em todo o território brasileiro;
DPO (“Data Protection Officer”) ou Encarregado: pessoa responsável por coordenar a conformidade com a Política de Proteção de Dados e requisitos legais/regulamentares locais aplicáveis, também, atuará como o canal com os Titulares dos Dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados;
Dados Pessoais: toda e qualquer informação que torne o indivíduo identificado ou identificável;
Dados Pessoais Sensíveis: dado pessoal relacionado à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;
LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/18) que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural;
Titular: pessoa natural cujos Dados Pessoais e/ou Dados Pessoais Sensíveis são objeto de tratamento;
Tratamento: qualquer operação ou conjunto de operações nas quais são utilizados Dados Pessoais e/ou Dados Pessoais Sensíveis, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
Você: titular dos dados pessoais

DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE DE DADOS PESSOAIS

As práticas descritas nesta Política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor.

A HERSIL não coleta e realiza o tratamento de dados pessoais sem que exista uma necessidade, finalidade específica, embasamento legal e compatível.

QUEM SOMOS

A HERSIL é empresa de administração de condomínios que atende de forma completa as demandas estratégicas e operacionais, através da gestão administrativa, técnica e financeira.

QUEM CONTROLA OS MEUS DADOS PESSOAIS

O controlador é aquele que determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais, pois é também quem se beneficia com o tratamento dos dados pessoais, e o Operador é aquele que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.

Ao realizar o tratamento de dados pessoais em nome de nossos clientes (condomínios), por meio dos serviços oferecidos, a HERSIL será considerada Operadora dos dados pessoais, ou seja, realiza o tratamento de seus dados pessoais predominantemente sob a diretriz de um Controlador, sendo contratada para atuação diante a gama de serviços oferecidos.

Serviços que podem realizar o tratamento dos dados pessoais

Na qualidade de Operadora dos dados pessoais, realizamos a prestação dos seguintes serviços que envolvem dados pessoais:

Prestação de serviços e cumprimentos de contratos, por exemplo: para realizar o cadastro de proprietários e locatários de unidades condominiais;
Elaboração de boletos de pagamento por exigência do Banco Central;
Realização de cobranças em prestação de serviços ofertados aos condomínios;
Tratamento de dados de proprietários, locatários e corretores para prestação de serviços de intermediação de locação de imóveis;
A HERSIL trata dados pessoais de síndicos e/ou representantes legais dos clientes para prestação de serviços, de modo a viabilizar o cumprimento de obrigações legais dos condomínios;
Apoio jurídico relacionado a prestação de serviços: de administração de imóveis, confecções de documentos e contratos.

Operações internas que podem realizar o tratamento dos dados pessoais

Quando a HERSIL tratar dados pessoais referentes a operações internas, será considerada controladora, nos termos da LGPD e o tratamento de dados pessoais observará todas as diretrizes estabelecidas nesta política, e demais normas ou procedimentos internos adotados pela empresa.

Podemos indicar como tratamento de dados pessoais, as operações internas na qualidade de Controladora, conforme abaixo destacadas:

Dados Pessoais de Clientes: Se o condomínio para a qual você trabalha adquire nossos serviços coletamos os seus dados pessoais para: emitir notas fiscais, realizar pagamento, realizar orçamentos, cumprir contrato e manter uma comunicação eficaz e eficiente;
Dados Pessoais de futuros Clientes: Se o condomínio para a qual você trabalha tem interesse nos nossos serviços, coletamos os seus dados pessoais para envio de orçamentos e proposta comercial;
Dados Pessoais de prestadores de serviços: Se você trabalha para uma de nossas empresas fornecedoras das quais adquirimos bens e serviços, coletamos os seus dados pessoais para: realizar o contato, transações, faturamentos, emissão de nota fiscais, pagamentos, negócios e manter uma comunicação eficaz e eficiente;
Dados Pessoais de para recrutamento e seleção de candidatos: Se você se cadastrar a uma vaga de emprego e participar de um processo seletivo da empresa;
Dados Pessoais de colaboradores e dependentes: Se você trabalha conosco para cumprirmos nossas obrigações legais, realizar pagamento, conceder benefícios, fazer o uso de sistemas, criação de e-mails, registro de jornada;
uso de dados para cumprimento de obrigações legais, regulatórias e exercício regular de direitos; e
Se você navegar em nosso site para uso estatísticos e melhorar sua experiência geral de navegação.

DADOS PESSOAIS TRATADOS

O tratamento de dados Pessoais compreende as seguintes categorias:

Finalidade	Dado Pessoal
Cadastro de Proprietários e Locatários:	1. CPF; 2. Dados bancários; 3. E-mail; 4. Endereço residencial; 5. Nome completo; 6. RG; e 7. Telefone.
Assinatura de documentos do Departamento Pessoal:	1. Endereço; 2. Nome completo; 3. RG; 4. CPF; 5. Filiação; 6. Dados bancários; e 7. Atestados médicos.
Cobranças e emissão de boletos	1. E-mail; 2. Endereço residencial; 3. RG; 4. Telefone; 5. CPF; e 6. Dados bancários.
Notas fiscais e pagamentos	1. Nome completo; 2. CPF; e 3. Dados bancários.
Intermediação de locação	1. CNH; 2. CPF; 3. Dados bancários; 4. E-mail; 5. Nome completo; 6. CRECI; 7. Telefone; e 8. RG.
Propostas Comerciais	1. E-mail; 2. CPF; 3. Nome completo; 4. Telefone.
Análise de pagamento	1. CPF; 2. Dados bancários; 3. Telefone; 4. E-mail; 5. Nome completo; e 6. Filiação
Tratamento de dados para aquisição de certificado digital dos condomínios (prestação de serviços) para viabilizar o cumprimento de obrigações legais juntamente a órgãos públicos:	1. CNH; 2. CPF; 3. Data de Nascimento; 4. Endereço residencial; 5. Nome completo; e 6. RG.
Administração de imóveis	1. Nome completo; 2. CPF; 3. RG; 4. Profissão; e 5. Estado Civil.
Confecção de documentos	1. Nome completo; 2. CPF; 3. E-mail; 4. RG; e 5. Telefone.
Processos trabalhistas	1. Nome completo; 2. CPF; 3. Ficha de funcionário; 4. Holerite; 5. Rescisão; 6. Cartão de ponto; 7. Exame admissional e demissional; 8. Contrato de trabalho; 9. PIS; e 10. CTPS.
Orçamentos	1. E-mail; 2. Nome completo; e 3. Telefone.
Admissão novo funcionário	1. CNH; 2. Comprovante de escolaridade; 3. Exame admissional; 4. Carta de referência; 5. Certidão de casamento ou nascimento do próprio e dos dependentes; 6. CPF; 7. Dados bancários; 8. Data de Nascimento; 9. E-mail; 10. Endereço residencial; 11. Nome completo; 12. Local de Nascimento; 13. Dados relacionados à saúde
Benefícios	1. CPF; 2. RG; 3. Nome completo; 4. Endereço residencial; 5. Filiação; 6. Data de Nascimento; 7. Local de Nascimento; e 8. Dados de saúde.
Cartão ponto	1. Nome completo
Demissão de funcionários	1. Dados bancários; 2. Nome completo; 3. CPF; 4. RG; 5. Exame demissional; 6. Dados do FGTS; 7. PIS; 8. Endereço residencial; 9. Filiação; e 10. Data de nascimento.
Férias	1. Nome completo; 2. Data de admissão; e 3. Dados bancários.
Folha de pagamento	1. CPF; 2. Dados bancários; 3. Cargo; 4. Data de admissão; 5. Número de registro junto à empresa; e 6. Nome completo.
Recrutamento e Seleção	1. Data de Nascimento; 2. E-mail; 3. Nome completo; 4. Telefone; 5. Testes de perfil /personalidade; 6. Estado civil; e 7. Endereço residencial.
Administração dos Servidores	1. CPF; 2. Dados bancários; 3. Telefone; 4. E-mail; 5. Nome completo; 6. Filiação; 7. CNH; 8. Comprovante de escolaridade; 9. Exame admissional; 10. Carta de referência; 11. Certidão de casamento ou nascimento do próprio e dos dependentes; 12. Data de Nascimento; 13. Endereço residencial; 14. Local de Nascimento; 15. Data de Nascimento; 16. Telefone; 17. Testes de perfil /personalidade; 18. Estado civil; 19. Endereço residencial; 20. Passaporte; 21. Certidão de casamento; 22. Certidão de nascimento; 23. Certidão de óbito; 24. Profissão.
Criação de novos endereços de E-mails	1. Nome completo.

PRINCÍPIOS GERAIS DA HERSIL PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

No âmbito exigido pela Lei, a HERSIL trata o dado para pessoal para propósitos específicos e legítimos, informando ao titular. As informações coletadas terão um caráter pertinente, adequado e não excessivo relativamente aos efeitos para os quais foram coletadas.

O tratamento de dados pessoais é realizado de forma consistente com os objetivos para os quais foram originalmente coletadas, garantindo o livre acesso ao titular e mantendo a qualidade, transparência, não discriminação, segurança e prevenção dos dados pessoais.

FUNDAMENTOS LEGAIS

Sem prejuízo do Controlador possuir sua própria análise e fundamentação legal para tratamento de Seus dados pessoais, destacamos que precisamos de seus dados pessoais para:

A fim de celebrar ou cumprir nossas obrigações contratuais ou preliminares à contratação com a empresa/organização para a qual você trabalha, nós precisamos tratar seus dados pessoais conforme acima especificado quando você, por exemplo: nos solicita um serviço ou orçamento; nos fornece um serviço; emitir notas e pagamentos de nossos serviços; verificar a identidade do usuário; arrecadar pagamentos e realizar cobranças e enviar comunicações necessárias pertinentes do contrato;
Se você estiver se candidatando a um emprego conosco, precisamos tratar em alguns casos seus dados pessoais com base em seu consentimento e/ou para celebrar contratos ou cumprir nossas obrigações contratuais com você, caso venha a ser contratado;
Alguns dos dados pessoais que a HERSIL coleta podem ser tratados e armazenados para cumprir obrigações legais, conforme exigido por leis, julgamentos ou decisões governamentais, ou devido ao nosso interesse legítimo na busca de cumprir nossas obrigações legais, para reduzir os riscos de conformidade e para realizar negócios;
Também podemos usar seus dados pessoais para cumprir a lei ou processos legais, para proteger, fazer cumprir ou defender nossos direitos, para proteger contra fraude e outras atividades ilegais ou para fins de gerenciamento de risco. A base legal para estes objetivos é cumprir as obrigações legais e nossos interesses legítimos na proteção de nossos interesses comerciais e de propriedade.

DIREITOS DOS TITULARES

Nos termos da Lei nº. 13.709/2018, ou Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o titular tem os seguintes direitos em matéria de dados pessoais, aplicáveis de forma diferente em circunstâncias diferentes:

direito de: acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
portabilidade dos dados;
eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados, informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa, revogação do consentimento.

O titular pode exercer os seus direitos mediante o envio de mensagem no contato, que pode ser encontrada ao final desta Política de Privacidade

Ressaltamos que a maior parte destes direitos não é absoluta e seguimos a disposições legais.

Lembramos apenas que a retirada do consentimento não afeta a legalidade do tratamento baseado no consentimento antes da respectiva retirada.

Para confirmar a sua identidade em relação à sua solicitação, poderemos pedir-lhe mais informações ao seu respeito.

Qualquer solicitação deve ser enviada para nós, de modo escrito, contendo esclarecimentos sobre quais informações você deseja receber. Responderemos à sua solicitação o mais breve possível. Caso não pudermos atender à sua solicitação relacionada ao acesso às suas informações, forneceremos razões para isso.

Quando a HERSIL for a operadora dos dados, as solicitações acimas descritas e direcionadas ao Controlador são de exclusiva responsabilidade deste, decorrentes de suas exclusivas análises de legalidade e legitimidade para tratamento de Seus dados pessoais, bem como quanto a possibilidade de atendimento da solicitação apresentada.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A HERSIL não venderá, alugará ou compartilhará seus dados pessoais, com exceção de compartilhamento com os contratantes dos serviços da HERSIL que figurarem como Controladores de seus dados pessoais, ou para o cumprimento de contratos, obrigações legais, ordens judiciais e cooperação com a autoridade nacional de proteção de dados com seus colaboradores, prestadores de serviços e parceiros.

Em qualquer uma das hipóteses de compartilhamento a HERSIL se certificará que existe base legal para compartilhar as informações.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

A HERSIL poderá realizar transferências internacionais de dados para outros países, necessárias para o desenvolvimento de nossas atividades. Estabelecemos padrão de proteção de dados e segurança da informação compatível com esta Política de Privacidade, a fim de que os dados sejam sempre protegidos nestes termos.

RETENÇÃO DE DESCARTE

A HERSIL utilizará seus Dados Pessoais por quanto tempo for necessário para satisfazer as finalidades para as quais seus Dados Pessoais foram coletados, conforme descrito nesta política, ou para cumprir com os requerimentos legais aplicáveis.

Quando no término do tratamento de seus Dados Pessoais, estes serão eliminados no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação nas situações previstas na legislação vigente.

Na qualidade de operadora de dados a HERSIL seguirá as instruções de seus clientes controladores de dados pessoais que decidirão de acordo com suas obrigações legais, regulatórias e a reserva de direitos o tempo de retenção ou a exclusão dos dados.

SEGURANÇA

A HERSIL adota medidas técnicas e organizacionais apropriadas para ajudar a proteger a segurança dos seus dados pessoais.

Consideramos todos os dados pessoais e informações como um bem da organização, os quais possuem grande valor e devem ser tratados com responsabilidade, transparência e integridade.

SOBRE DADOS PESSOAIS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A HERSIL não realiza o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes, excetuando-se casos em que há previsão legal, para concessão de benefícios a seus colaboradores e quando há o consentimento específico e em destaque dado por, pelo menos, um dos pais ou responsável legal, conforme a legislação vigente.

Se descobrirmos a ocorrência de qualquer tratamento deste tipo de dado pessoal, de forma não-intencional, removeremos os dados pessoais daquela criança ou adolescente de nossos registros imediatamente, de forma segura e com registro deste tratamento.

COOKIES

Cookies são pequenos arquivos de texto armazenados pelo navegador quando você usa sites. Você pode controlar como os sites utilizam os cookies definindo as configurações de privacidade de seu navegador (consulte a função de ajuda do navegador para saber mais sobre o controle de cookies).

O gerenciamento das configurações dos cookies pode variar de acordo com o tipo e versão instalado no seu aparelho, por favor visitar as declarações e a forma de uso de seu navegador para controlar sua navegação.

ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

A HERSIL reserva-se o direito de alterar unilateralmente esta Política de Privacidade para atender à legislação aplicável. Tais alterações são solicitadas principalmente no caso de mudanças em leis, devido a declarações de autoridades de supervisão ou de outros órgãos que emitem pareceres com base nas leis aplicáveis de proteção de dados.

Além disso, esta Política de Privacidade será atualizada conforme a necessidade. Toda vez que alguma condição relevante desta Política de Privacidade for alterada, essas alterações serão válidas, eficazes e vinculantes após a nova versão ser divulgada no nosso site ou enviada por e-mail para você.

CONTATO

Se você tiver dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou sobre o tratamento dos seus dados pessoais, ou caso deseje fazer uma solicitação no âmbito da Política de Privacidade ou para denunciar uma violação desta Política de Privacidade, entre em contato com o nosso Encarregado (Data Protection Officer):

Nome: Cognitio Soluções e Treinamentos Ltda.
Contato de e-mail: encarregado.hersil@cognitio.com.br

Qualquer um que notar desvios às diretrizes aqui expostas, pode relatar também no canal citado acima, que serão recebidos pelo Encarregado para que as medidas necessárias sejam tomadas prontamente.

REVISÕES DO DOCUMENTO

Esta política deve ser revisada com periodicidade anual ou conforme o entendimento e decisão dos diretores da HERSIL ADMINISTRADORA.